Neuordnung von Aufgaben unter Einführung neuer Berufsgruppen

Angesichts zunehmender Expansionserfordernisse, gleichzeitigem Ärztemangel und dem Bedürfnis, Pflegekräfte zu entlasten, ist die Idee zur Umstrukturierung der Aufgabenverteilung in den Kliniken Maria Hilf GmbH in Mönchengladbach gewachsen. Es erfolgte eine kritische Betrachtung der traditionellen Aufgabenzuordnung zu den einzelnen Berufsgruppen und die Neustrukturierung nach entsprechender Analyse. Im Nachgang wurde die Aufgabenzuordnung auf den bettenführenden Stationen neu strukturiert. So wurden u.a. neue Berufsgruppen in der Leitstelle (Sekretariat) und im Service geschaffen. Der Zuständigkeitsbereich der Pflegekräfte (Übernahme patientennaher Tätigkeiten von den Ärzten) konnte erweitert werden, da die neuen Berufsgruppen ihrerseits Aufgaben von der Pflege erhielten. Die flächendeckende Einführung der neuen Struktur in allen 27 Stationen der Klinik wurde erreicht.

   
Datum 21.02.2011
Ort Kliniken Maria Hilf GmbH, Mönchengladbach
Interviewpartner Thomas Huppers, Pflegedirektor
Themenkategorie „Neue Arbeitsteilung und Prozessgestaltung“
Maßnahme Restrukturierung der Aufgaben in den bettenführenden Stationen unter Einführung neuer Berufsgruppen
   
© Kliniken Maria Hilf GmbH, Mönchengladbach

Projektanlass

Der Pflegedirektor hat nicht nur die Personalverantwortung im Pflege- und Funktionsdienst, sondern auch die finanzielle Verantwortung für das entsprechende Personalbudget. Dieses bildet die Grundlage, Organisationsveränderungen verantwortlich zu entwickeln und umzusetzen.
Neben der erhofften Entlassung der Pflegekräfte war die Erkenntnis eines bevorstehenden Pflegepersonalmangels, insbesondere aber Wunsch nach Qualitätsverbesserung,  ausschlaggebend für dieses Projekt.
Beginn der Maßnahme war im April 2007. Seitdem wurden 70 (aktuell 77) Service-Kräfte (arbeiten 7 Tage in der Woche) und 60 (aktuell 61) Leitstellen-Mitarbeitende (arbeiten 5–6 Tage in der Woche) eingestellt.

Projektumsetzung

© Kliniken Maria Hilf GmbH, Mönchengladbach

Es erfolgte eine Einführung neuer Arbeitsgruppen innerhalb der Station mit einer Neustrukturierung der Aufgabenzuordnung. Durch die Reorganisation gibt es nun fünf Arbeitsgruppen innerhalb der Station, die unterschiedliche Aufgaben wahrnehmen. 

  • Die Stationskoordinatoren (Stationsleitung) koordinieren die verschiedenen Arbeitsgruppen. Sie haben eine Vorgesetztenfunktion für die Arbeitsgruppenmitglieder „Pflege“, „Service“ und „Leitstelle“ inne. Zu den Aufgaben zählen u. a. die Dienstplanverantwortung für die Arbeitsgruppen, die Sicherstellung der Personalerfordernisse aller Arbeitsgruppen, die Ausfallorganisation, die Belegungs-/Bettendisposition der Station, Einleitung des Entlassungsmanagements, Unterstützung des reibungslosen Prozessablaufs, Teilnahme an Visiten und Übergaben.

  • Die Leitstelle als Sekretariat, welche durch Medizinische Fachangestellte besetzt ist, erfüllt administrative Aufgaben wie den Empfang und Information der Patienten und Angehörigen, den Telefon-, Fax- und E-Mail-Verkehr, die Terminkoordination bzw. die Auftragserstellung für Untersuchungen. Außerdem erfolgt hier die Kodierung der vorbereiteten pflegerelevanten Nebendiagnosen. Die Möglichkeit der zeitnahen Kurzarztbriefschreibung ist in Planung.

  • Die Arbeitsgruppe „Service“ führt alle Tätigkeiten im Bereich Hotelleistungen durch. Beispielsweise gehört zu den Aufgaben das tägliche Bettenmachen bei mobilen Patienten sowie die Reinigung des Patientenumfelds. Sie ist zuständig für die Ausstrahlung der Station in Sachen Ordnung und Sauberkeit. Zentrales Aufgabengebiet ist die Verantwortung für die gesamte Speisenversorgung. Von der täglichen individuellen Speisewunscherfassung bis hin zur Vorbereitung (Brote zubereiten, Kaffee brühen), Präsentation und Abräumen der Tabletts. Möglich ist auch die Hilfe bei der Nahrungsaufnahme, wenn keine pflegerische Kompetenz erforderlich ist.
  • Die Arbeitsgruppe „Pflege“ übernimmt klassische Pflegeaufgaben wie die Pflegeplanung, -dokumentation, die Grund- und Behandlungspflege. Durchgängig aber auch Tätigkeiten aus dem bisherigen ärztlichen Aufgabenspektrum. Die Blutabnahmen, das Legen von Venenverweilkanülen, Magensonden, schwierige Verbandswechsel, Medikamentengabe aller Applikationsformen (inkl. i.v. Injektionen) nach Positivliste u. v. m.
  • Ärzte diagnostizieren und therapieren die Patienten der zugehörigen Organisationseinheit. Hierzu zählen nicht delegierbare Tätigkeiten wie die Aufnahmeuntersuchung und Anamnese, die Untersuchungsanordnung zur Diagnosestellung und Festlegung der Therapie. Darüber hinaus erfolgt die Dokumentation in der Patientenakte. Weiterhin haben sie die Verantwortung für die Einhaltung der Patientenpfade und die Verlegungs- bzw. Entlassentscheidung. Die Verschlüsselung der Diagnosen und die Codierung nach diagnosebezogenen Fallgruppen (Diagnosis Related Groups bzw. DRG) obliegt ebenfalls dem Ärztlichen Dienst.

Eine Reihe von Aufgaben wurde neu zugeordnet. So übernimmt die Pflege diverse Tätigkeiten vom Ärztlichen Dienst. Ebenso entlasten die Leitstellen den Ärztlichen Dienst, aber auch den Pflegedienst. Der gesamte hauswirtschaftliche Teil der Stationsarbeit wird von der Pflege auf die Servicemitarbeiter übertragen.
Es wurden hausinterne Aus-, Fort- und Weiterbildungen entwickelt, die auf die Aufgabenfelder der neuen Berufsgruppen (Leitstelle und Service) zugeschnitten sind. Sukzessive werden alle Mitarbeiter in diesen Bereichen geschult. Die Schulungen sind verpflichtend für alle Mitarbeiter. Themen der Ausbildung zur Fachkraft für Servicetätigkeiten im Krankenhaus sind u. a. Hygiene, Umgangsformen, Krankenhausküche, Leitbild der Klinik, etc.
Weiterbildungbildung ist für die Leitstellen-Mitarbeitenden ebenfalls verpflichtend. Themen dort sind u. a. das Krankenhausinformationssystem, das Verhalten am Telefon, die Aktenführung etc.
Die Fortbildung der Pflegekräfte in Bezug auf die Übernahme der Tätigkeiten aus dem Ärztlichen Dienst wurde dezentral in den Stationen durchgeführt.  In Zusammenarbeit mit den ärztlichen Mitarbeitern haben die Stationskoordinatoren diese organisiert und durchgeführt. Die Pflegekräfte müssen Befähigungsnachweise für die Übernahme der neuen Aufgaben erbringen, die zur Personalakte kommen. Dazu wird ein E-Learning-Programm absolviert und mit einer Prüfung abgeschlossen. Parallel wird die praktische Durchführung der neuen Aufgabe, z. B. das Legen einer Magensonde oder einer Venenverweilkanüle, die Blutabnahme etc. von Ärzten oder einer bereits befähigten Pflegekraft geschult, begleitet und geprüft. Für sämtliche Schulungen werden nach einem Jahr Refresher-Kurse angeboten.

Projektbeurteilung

Das Programm wurde innerhalb der Klinik zur freiwilligen Teilnahme ausgeschrieben. Der Zuspruch war so groß, dass bereits nach 1,5 Jahren alle 27 Stationen der Klinik in das Projekt involviert waren. Mittlerweile sind 80–85 % der Sollstellen der neuen Berufe (Leitstelle und Service) besetzt.
Neu eingerichtete Stellen sind grundsätzlich Teilzeitstellen, damit der erforderliche Schichtbetrieb gewährleistet werden kann. Um den Bedarf einer Station an Service-Kräften abzudecken, sind bis zu vier Mitarbeiter erforderlich. Für die Leitstellenbesetzung sind bis zu drei Mitarbeiter notwendig.
Die Neuverteilung der Aufgaben wurde entsprechend der Fähigkeiten der Mitarbeiter vorgenommen. Dadurch konnten eine höhere Motivation und eine bessere Qualität erreicht werden. Mit gleichem Budget werden mehr Mitarbeiter beschäftigt, da die jeweiligen übernehmenden Berufsgruppen preisgünstiger sind als die bisherigen Aufgabenerbringenden. Die eingesparten Personalkosten verbleiben in der Pflegedirektion und werden zur Personalvermehrung verwendet.